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2021.10.05
文章作成ツールのGoogleドキュメント。リモートワークの増加に伴い、利用者も増え、いまではとてもポピュラーなツールの1つです。
今回は、このGoogleドキュメントの使い方【基本編】と題して、基本的な使い方や便利な機能をご紹介します。
目次
Googleドキュメントとは、一言で説明すれば「ブラウザ上で文書を作成・編集」できるGoogleのサービスで、このツールを利用するにはGoogleアカウントが必要です。
Googleドキュメントの画面や基本的操作は、MicrosoftのWordに非常によく似ており、Googleドキュメントを初めて使う方でも、officeやwordを使ったことがある方ならば然程迷うことなく使うことが出来るでしょう。
Googleドキュメントの主なメリットは、クラウド上で動作するアプリのため、OS環境を問わず利用できるという点と、共有機能を使うことで、データを相手と共有し共同編集することが出来るという点です。
また、MicrosoftのWordに似ていると前述しましたが、実際、互換性もありますので、wordで作成した資料をGoogleドキュメントとしたり、またその逆も可能という点も大変効率的です。
さて、それではこのGoogleドキュメントの基本操作について、ご紹介していきましょう。
1.まず、googleアカウントの画面から、Googleドキュメントを選択します。
2.次に、表示された画面の「空白」をダブルクリックします。
ブランクの新規画面が表示されます。
あとは、wordと同じように、文書を作成していきます。
※テンプレートを使って新規文書を作成する場合は、手順2で、使いたいテンプレートを選択して下さい。
ファイル保存時に名前を付ける以外に、画面上部の「無題のドキュメント」と表示された箇所を選択・編集することで、ドキュメント文書のタイトルとファイル名を編集することが出来ます。
ファイルの保存は、通常、クラウド上のgoogleドライブに保存されます。
オンライン上で作成したGoogleドキュメント文書をローカルで保存する場合、画面上部のメニューバー「ファイル」→「ダウンロード」を選択すると、ダウンロードする際の形式をword形式や、リッチテキスト形式、PDFや書式なしテキスト等、様々な形式から選択して、PC上にダウンロードすることが可能です。
もちろん、クラウドに保存したファイルそのものを、Googleドライブからダウンロードすることも可能になっています。
任意の誰か、例えば同じ作業チームのメンバーなど、web上でデータを共有したい相手を、作成したドキュメントを共有することが出来ます。
共有の方法は主に2種類あり、１つは相手のメールアドレスがわかっている場合と、もう１つは、相手へファイルの共有リンクをメールやチャットなどで伝える方法です。
どちらも、まず画面の右上の「共有」をクリックして、共有設定画面を表示します。
表示される画面の上の段にある入力欄に、文書を共有したい相手のメールアドレスを入力し、「完了」をクリックします。
入力したメールアドレス宛に、ドキュメントのリンク（URL）の記載されたメールが送信されます。
1.表示される画面の下段にある閲覧対象選択のプルダウンを、「リンクを知っている全員」に変更します。
2. 「リンクを知っている全員」に変更すると、リンクのコピーが有効になりますので、「リンクをコピー」をクリックし、「完了」を選択します。
あとはこのコピーしたリンクを、相手へメールやチャットで連絡すれば終わりです。
※この時、「閲覧者」の行うことが出来る権限を設定することが出来ますので、必要があれば、最も適した権限を設定し、「完了」をクリックしてください。
Googleドキュメントの基本的なの使い方をご紹介しました。
Googleドキュメントの一番大きなメリットは、共有機能を使うことで、複数人で同一のファイルを共同編集したり、閲覧が出来たりする点でもあります。
閲覧したときに、常に最新の状態の文書を確認・作業することが出来ますから、例えば仕様書や企画書、原稿など、いくつも版が重なっていく文書などにおいて、版管理の作業が大幅に軽減することが出来ますし、またドキュメントに関する過去の更新履歴についても、Googleドキュメントの履歴機能から、確認することも可能です。
Googleドキュメントには、他にも音声入力機能やコメント機能、履歴機能をはじめ、様々な機能や使い方、活用方法があります。
勤務先の業務での活用はもちろん、Googleドキュメントを使うことで、ホームページ制作やECサイトの制作においても、企画書や仕様書、御提案書をはじめとした各種資料の共有をスムーズに行うことも可能になります。Googleドキュメント等での企画書や仕様書での進行も、もちろん弊社MH DESIGNSは承っております。ホームページ制作やECサイトの制作、あるいはWEBプロモーションなど、幅広く対応いたしておりますので、どうぞお気軽にご相談ください。
